Bologna Business School — Sistema di prenotazione mensa
Prenotazione pasti, pagamento e consegna: tutto in un'unica piattaforma digitale
Bologna Business School — settore formazione / education. Un sistema web che gestisce l'intero flusso della mensa: dalla consultazione del menù alla prenotazione, dal pagamento online alla consegna verificata tramite QR code.
Gestione dei pasti della mensa affidata a processi manuali, senza uno strumento digitale per prenotazioni, pagamenti e monitoraggio
Una piattaforma che consente a studenti e staff di consultare il menù, prenotare il pasto, pagare online e ritirare con QR code — tutto da browser
Operatività semplificata per lo staff della mensa, con gestione degli ordini, reportistica e fatturazione in un unico pannello
Contesto cliente
Bologna Business School è la business school dell'Università di Bologna, con centinaia di studenti, docenti e professionisti che frequentano i programmi formativi ogni anno. La scuola offre un servizio mensa che deve gestire menù giornalieri, fasce orarie con posti limitati, diverse modalità di pagamento e regole di fatturazione differenziate tra studenti e staff. Prima dell'intervento, il processo di prenotazione e gestione dei pasti non disponeva di uno strumento digitale dedicato, rendendo complesso il monitoraggio degli ordini, la pianificazione delle quantità e la riconciliazione dei pagamenti.
Il problema
La gestione del servizio mensa presentava criticità operative su più fronti:
Nessuno strumento di prenotazione — studenti e staff non avevano un canale digitale per consultare il menù del giorno, prenotare il pasto o scegliere la fascia oraria. La gestione avveniva in modo destrutturato, senza visibilità sulle quantità attese.
Pagamenti non tracciati — i pagamenti venivano gestiti con modalità eterogenee, senza un sistema centralizzato che collegasse l'ordine al pagamento e alla fatturazione. La riconciliazione era manuale e soggetta a errori.
Pianificazione difficile — senza dati sulle prenotazioni, lo staff della mensa non poteva prevedere quanti pasti preparare per ogni giorno e fascia oraria. Il rischio era preparare troppo o troppo poco.
Nessuna reportistica — mancava uno strumento per analizzare i volumi, i costi e le modalità di consumo. Ogni report veniva costruito a mano, a posteriori.
Gestione coupon e agevolazioni — la scuola offre pasti gratuiti o agevolati a determinate categorie. Gestire i buoni pasto, tracciarli e rendicontarli senza un sistema dedicato era un'attività onerosa.
La soluzione
Abbiamo costruito una piattaforma web che digitalizza l'intero flusso del servizio mensa: dalla pubblicazione del menù alla consegna del pasto.
Gli utenti consultano i piatti disponibili per ogni giornata, scelgono la fascia oraria, compongono il proprio ordine e pagano direttamente online. Al momento del ritiro, un QR code associato all'ordine consente allo staff di verificare e registrare la consegna in tempo reale. Il pannello di amministrazione permette di gestire menù, fasce orarie, coupon prepagati, ordini e reportistica — tutto da un'unica interfaccia, senza competenze tecniche.
Il sistema distingue automaticamente le modalità di fatturazione (a carico della scuola o dell'utente) e supporta la gestione di buoni pasto con capacità e assegnazione tracciabili.
Come funziona
Consultazione del menù
L'utente accede alla piattaforma e visualizza i piatti disponibili per i giorni successivi, con descrizione, allergeni, prezzo e immagine. I menù sono configurabili dallo staff con disponibilità giornaliera e quantità limitate.
Prenotazione e pagamento
L'utente seleziona i piatti, sceglie la fascia oraria e procede al pagamento online tramite Stripe. Il sistema verifica la disponibilità dei posti e dei piatti in tempo reale prima di confermare l'ordine.
Ritiro con QR code
A ordine confermato, l'utente riceve un QR code. Al momento del ritiro, lo staff della mensa scansiona il codice per verificare l'ordine e registrare la consegna, eliminando errori e code.
Gestione e reportistica
Lo staff amministrativo monitora gli ordini, gestisce i coupon prepagati, esporta i dati per la fatturazione e genera report sui volumi di consumo — tutto dal pannello di amministrazione.
Cosa abbiamo rilasciato
Piattaforma di prenotazione pasti
Applicazione web bilingue (italiano e inglese) per consultare il menù, prenotare il pasto, scegliere la fascia oraria e pagare online.
Pagamento integrato
Checkout sicuro tramite Stripe con tracciamento completo del pagamento, ricevuta via email e riconciliazione automatica con l'ordine.
Sistema QR code
Generazione automatica di QR code per ogni ordine, con scansione al momento del ritiro per la verifica e la registrazione della consegna.
Gestione coupon e buoni pasto
Sistema per creare, assegnare e tracciare buoni pasto prepagati con capacità configurabile, utilizzabili in alternativa al pagamento diretto.
Pannello di amministrazione
Interfaccia per gestire piatti, disponibilità giornaliere, fasce orarie con capienza, ordini, consegne, coupon e reportistica.
Reportistica e export
Generazione di report in PDF e CSV per il monitoraggio dei volumi, l'analisi dei consumi e il supporto alla fatturazione.
Risultati
Prenotazione pasti
Studenti e staff prenotano il pasto online, con scelta della fascia oraria e pagamento immediato. Nessun processo manuale di
Pagamenti
Ogni ordine è collegato al proprio pagamento tramite Stripe. La riconciliazione è automatica, senza rielaborazioni manuali.
Consegna verificata
La verifica dell'ordine al ritiro avviene tramite scansione del QR code: nessun errore di consegna, nessuna coda per il controllo manuale.
Pianificazione quantità
Lo staff della mensa conosce in anticipo il numero di pasti prenotati per giorno e fascia oraria, riducendo sprechi e carenze.
Gestione coupon
I buoni pasto vengono generati, assegnati e tracciati dal sistema, con visibilità completa sull'utilizzo e sulla capacità residua.
Stack tecnologico
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