Transcoop — Dal preventivo al contratto firmato, dentro un unico processo guidato
Acquisti e contratti gestiti da un processo unico: dalla richiesta alla raccolta preventivi, dall'approvazione dei costi alla firma digitale — senza passaggi manuali tra sistemi
Transcoop è un’azienda di autotrasporti che si occupa della gestione completa delle merci e dei materiali trasportati con soluzioni su misura.
Per loro abbiamo realizzato un sistema che gestisce l'intero iter degli acquisti: richiesta, selezione del fornitore, raccolta dei preventivi, approvazione dei costi, firma digitale e generazione del contratto, con i dati di fornitori e centri di costo presi direttamente dal gestionale.
- Richieste di acquisto, preventivi, approvazioni e contratti gestiti tra email, allegati e passaggi manuali, senza un flusso unico e tracciato
- Un processo guidato che accompagna ogni richiesta passo dopo passo — dalla scelta del fornitore alla firma — con i dati presi in automatico dal gestionale
- Ogni acquisto tracciato dall'inizio alla fine, con firma digitale integrata e contratto generato automaticamente al termine dell'iter
Contesto cliente
Transcoop gestisce internamente il ciclo degli acquisti e dei contratti: la valutazione di una richiesta, la scelta del fornitore, la raccolta dei preventivi, l'approvazione dei costi e la firma dei documenti. Prima dell'intervento, questo iter viveva tra email, allegati, fogli di calcolo e passaggi manuali tra persone e uffici diversi — l'ufficio acquisti, i responsabili d'area, chi approvava i costi, chi firmava. I dati dei fornitori e dei centri di costo risiedevano nel gestionale, ma andavano ricopiati a mano ad ogni passaggio. Nessun sistema unico teneva insieme la sequenza delle decisioni, i documenti collegati e lo stato di avanzamento di ogni pratica.
Il problema
La gestione degli acquisti e dei contratti presentava criticità su più fronti:
Iter frammentato tra persone e strumenti — una richiesta di acquisto passava tra più mani (chi richiede, chi valuta, chi seleziona il fornitore, chi approva i costi, chi firma) senza un percorso unico. Ogni passaggio avveniva via email o a voce, senza una traccia strutturata.
Raccolta preventivi manuale — i preventivi dei diversi fornitori arrivavano come allegati sparsi. Confrontarli, associarli alla richiesta giusta e decidere quale fornitore scegliere era un lavoro manuale e soggetto a errori.
Dati fornitori e centri di costo ricopiati a mano — le anagrafiche dei fornitori e l'elenco dei centri di costo vivevano nel gestionale, ma ad ogni pratica dovevano essere reinseriti manualmente, con rischio di codici sbagliati o disallineati.
Firma dei documenti scollegata dal processo — la decisione di firmare o meno e la firma vera e propria dei documenti erano un passaggio separato, non integrato nell'iter di approvazione.
Contratti senza un registro unico — al termine dell'iter, il contratto risultante (con scadenza, tipo di rinnovo, preavviso) non finiva in un archivio strutturato. Sapere quali contratti erano in scadenza o a rinnovo tacito richiedeva controlli manuali.
Nessuna visione dello stato — non esisteva un modo immediato per sapere a che punto fosse una pratica: in attesa di preventivi, di approvazione, di firma o già conclusa.
La soluzione
Abbiamo portato l'intero iter degli acquisti dentro il portale aziendale, trasformandolo in un processo guidato che accompagna ogni richiesta passo dopo passo, dalla valutazione iniziale fino al contratto firmato.
Ogni fase dell'iter diventa un passaggio del processo: la valutazione della richiesta, la selezione del fornitore, la raccolta e il confronto dei preventivi, l'approvazione dei costi (progetto e canone), la decisione sulla firma e la firma digitale vera e propria. Il sistema si collega al gestionale di Transcoop per recuperare in automatico l'elenco aggiornato dei fornitori e dei centri di costo, così chi lavora sceglie da liste sempre allineate invece di ricopiare dati. Al termine dell'iter, il contratto viene generato automaticamente con tutti i suoi dati — scadenza, tipo di rinnovo, mesi di preavviso — e archiviato in un registro consultabile. Oltre al processo di acquisto, il sistema gestisce anche l'approvazione strutturata delle fatture.
Come funziona
Richiesta e valutazione
Una richiesta di acquisto entra nel processo con i suoi dati (titolo, descrizione, classificazione, urgenza, data prevista). Il responsabile d'area la valuta e decide se procedere, attivando l'iter guidato.
Selezione fornitore e raccolta preventivi
Il sistema propone i fornitori presi dal gestionale. Si raccolgono i preventivi dei diversi fornitori — caricati come allegati con importo e tipo di costo — e si confrontano nel punto stesso in cui si prende la decisione. Se nessun preventivo è accettabile, la richiesta può essere chiusa.
Approvazione dei costi
Vengono definiti e approvati i costi dell'acquisto (costo di progetto, canone, costo complessivo) e associato il centro di costo corretto, scelto dall'elenco aggiornato del gestionale.
Firma digitale dei documenti
Si decide se procedere con la firma dei documenti selezionati. In caso affermativo, la firma digitale viene avviata direttamente dal processo, senza uscire dal flusso di approvazione.
Generazione del contratto
Al termine dell'iter, il contratto viene creato automaticamente portando con sé tutti i metadati del processo — fornitore, scadenza, tipo di rinnovo, mesi di preavviso — e archiviato in un registro consultabile e filtrabile.
Cosa abbiamo rilasciato
Processo di acquisto guidato
Iter completo dalla richiesta al contratto firmato, gestito come processo a passaggi dentro il portale, con ruoli e responsabilità definiti ad ogni fase.
Connettori di processo
Passaggi pronti all'uso per selezione contratto, selezione fornitore, raccolta preventivi, conferma firma e generazione contratto, componibili nei processi aziendali.
Raccolta e confronto preventivi
Gestione strutturata dei preventivi dei diversi fornitori (allegati, importi, tipo di costo) con selezione del fornitore direttamente nel processo.
Integrazione con il gestionale
Collegamento diretto al gestionale di Transcoop per recuperare in automatico l'elenco aggiornato di fornitori e centri di costo.
Firma digitale integrata
Avvio della firma digitale dei documenti selezionati direttamente dal processo di approvazione, senza passaggi esterni.
Registro contratti
Archivio dei contratti generati con scadenza, tipo di rinnovo (tacito o a creazione), mesi di preavviso e stato, filtrabile per responsabile e data di scadenza.
Approvazione fatture
Processo strutturato per l'approvazione delle fatture (numero, date, importo da pagare, fornitore, note per approvatore e ufficio acquisti).
Risultati
Iter acquisti
Dalla richiesta al contratto firmato, ogni passaggio avviene dentro un unico processo, con lo stato di avanzamento sempre visibile — non più tra email e allegati sparsi.
Dati fornitori e centri di costo
Fornitori e centri di costo arrivano in automatico dal gestionale: chi lavora sceglie da liste aggiornate invece di ricopiare dati a mano.
Firma digitale
La firma dei documenti avviene senza uscire dal flusso di approvazione, eliminando il passaggio manuale separato.
Contratti
Al termine dell'iter il contratto viene creato automaticamente e finisce in un registro consultabile, con scadenze e rinnovi sotto controllo.
Preventivi
I preventivi dei diversi fornitori si raccolgono e si confrontano nel punto stesso in cui si sceglie il fornitore, senza ricomporre allegati sparsi.
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